コラム 新しい働き方であるABWとは？メリットや導入に必要な取り組みを紹介

ABW（Activity Based Working）とは、働き方における思想の一つであり、従業員が自分の働き方を自律的にデザインし、モチベーションや効率を高められるようにする取り組みです。

ABWの環境下では、従業員は自由に働く場所を選べます。オフィス内だけではなく、自宅やコワーキングスペース、カフェといったあらゆる場所が選択肢となりえます。たとえば、集中して作業したい日はオフィス内の集中ブースやコワーキングスペース、同僚との会話やディスカッションを行いたい日はオフィス内のオープンスペースというように、従業員は多数の選択肢から選ぶことができます。

近年、グローバルレベルでABWが注目されている主な理由として、コロナ禍による影響が挙げられます。各国の企業がコロナ禍によりテレワークでの勤務を余儀なくされたことで、働き方の改善を図る動きが加速しました。

加えて、従来から世界中の企業においては、生産性向上や労働環境の改善が課題とされています。これらの課題を解決する方法として注目を集めているのがABWです。従業員が自由に働く場所を選択できる柔軟な働き方によって、満足度や生産性の向上につながると期待されています。

ABWと似ている概念にフリーアドレスがあります。フリーアドレスを導入する企業も増えていますが、フリーアドレスとABWにはどのような違いがあるのでしょうか。

フリーアドレスとは、オフィス内において「自分の席」という考え方をなくし、従業員が自由な席で働くワークスタイルです。

過去、多くの企業では、全社員が毎日オフィスに出社することが基本でした。全社員が必ずオフィスに集まるのであれば、固定席を設けたほうが管理をしやすくなるでしょう。しかし、コロナ禍の影響でテレワークが普及し、必ずしも全社員がオフィスへ出社しない企業も増えました。こうした状況において従業員ごとに個別の席を確保すると、ほとんど利用されない席も増えてしまい、オフィススペースの無駄が生じます。そこで、実利用数に応じて必要な分だけ席を用意し、フリーアドレスを導入すると効率的なオフィススペースの利用が可能となります。

さらに、フリーアドレスを導入すると、普段は会話しない他部署の方と席が近くなるケースも発生します。社内コミュニケーションの活性化を図れる点も、フリーアドレスのメリットです。

ABWとフリーアドレスの大きな違いは、対象とする範囲です。フリーアドレスは、オフィス内において、あらかじめ確保されたスペースの座席を自由に利用するものです。一方で、ABWはオフィス内だけではなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、従業員が自身の好みに合わせて最適で働きやすい環境を選択できます。

さらに、オフィス内の環境づくりに関しても、両者は考え方が異なります。フリーアドレスでは、オフィス内のフリーアドレス用スペースに机や椅子を用意し、そこから従業員が好きな場所を選ぶ形式が一般的です。ABWの取り組みにおいても、フリーアドレスと同様に机や椅子、IT環境などを整備しますが、ソファー席を用意したり、カフェスペースを設けたりするなど、モチベーションや作業効率を上げるための工夫も行います。

フリーアドレスはどちらかといえば、オフィスのコスト効率を高めるために実施されますが、ABWは従業員の生産性やモチベーションを高めるための施策といえるでしょう。

海外拠点においてABWを採用することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。以下では、企業でABWを採用するメリットをご紹介します。

ABWのメリットとしてまず挙げられるのが、従業員エンゲージメント（愛着心）の向上です。自由度が高く、自己裁量が大きいほど、従業員の満足度は高まる傾向があります。働く場所を自由に選べるようになれば、家事や育児・プライベートなどと両立しやすくなり、ワークライフバランスの確保にもつながります。自由で裁量のある労働環境を構築すれば、従業員の満足度向上が期待できるでしょう。

ABWを採用して従業員が集中できる環境や、コラボレーションを行いやすい環境を整えることで、生産性・創造性の向上も期待できます。

企画職やデザイン職など、社内コラボレーションが重要となる職種の方にとっては、会話が生まれやすいオフィスで働くことにより創造性が高まります。また、エンジニアのような技術職の方であれば、自身が好む環境で仕事をすることで生産性向上につながるでしょう。

また、ABWの採用は、従業員のメンタル面にも良い影響を与えます。交通手段や交通インフラの質は国や都市によって異なりますが、たとえば、通勤時間の長さや不便さにストレスを感じる方は、自宅や近隣のカフェで作業すれば、気持ちが楽になり作業効率が向上する可能性があります。同僚と会話をしながら仕事をすることで創造性を発揮できる方であれば、オフィスでの仕事を選択することも可能です。

従来のように、全従業員に個別の座席を用意するのではなく、ABWで多様な労働環境を用意すると、コスト削減につながることもあります。たとえば、自宅やカフェなどで働く従業員が増えれば、オフィスの縮小により賃料を削減できる可能性があるでしょう。

ただし、コスト削減のために従業員の働きやすさを無視してしまっては、ABWの実現にはつながりません。ABWの真の目的は、従業員がモチベーションを高めて働けるような環境づくりです。ABWに取り組んだ結果、コストを削減できるケースもありますが、コスト削減を目標にすることは望ましくないでしょう。

ABWは、人材採用におけるアピール要素としても活用できます。働きやすい環境は、求職者にとって重要なポイントになります。ABWを採用することで、自社の価値が向上し、グローバルな環境で活躍が期待できる優秀な人材の確保につながるでしょう。

海外拠点でABWを実現するために必要な取り組みとして、以下の5つが挙げられます。

まず、「なぜABWを取り入れるのか」という導入目的を明確化することが重要です。ABW型の働き方によって何を実現したいのかを明確にします。

目的を定める際に必要となるのが、働き方に関する現状調査です。現状でどのようなオフィス環境を提供できており、従業員はどこに不満があるのか、どのような働き方にニーズがあるのかを、ヒアリングやアンケートなどで調査しましょう。従業員に子育て世代が多く在宅勤務のニーズが高いのか、創造性が求められる現場のため従業員のコラボレーションが重要であるのかなど、従業員の属性や事業の特徴によっても目指す方向は異なります。

海外拠点においてABWの働き方を実現するうえでは、内装レイアウトの設計が重要な要素となります。1人用の集中ブースやTV会議用のテレブース、ソファー席、カフェスペースなど、従業員のニーズに応じて多様な働き方を実現できる環境を用意します。

これまでABW型の内装レイアウトを検討したことがない場合、どのような設備が必要か分からないこともあるでしょう。そこで、専門家へ相談のほか、すでにABWを導入している企業へのヒアリングといった調査方法も検討してみてください。

必要に応じて、人事制度の見直しも行わなければなりません。現在では、海外拠点においても打刻型のタイムカードなどを使用して労働時間の管理を行っている企業が多いでしょう。しかし、ABWを採用すると、従業員が自宅やカフェなどで仕事をすることになるため、タイムカードの電子化などを検討する必要があります。

また、マネジメント層にとっては、自身の部下がどこにいるのか分からなくなる問題も発生します。部下の働きぶりが見えにくくなることで、公正な評価が難しくなるおそれもあるでしょう。後述するITツールの利用など、マネジメントをしやすくするための施策が必要です。

企業風土も、ABWを導入する際の障壁となりやすい要素です。周りに遠慮して結局出社して固定位置で仕事をする従業員が多くなったり、出社しないメンバーを過小評価したりする事態が起こってしまえば、ABWは定着しません。

メンバーシップ型雇用からジョブ型雇用へと移行する流れもありますが、保守的な企業風土がある場合は、新たな企業風土の確立が必要となるでしょう。また、参加よりも成果や仕事内容で評価を行うような文化の醸成も進めていくべきです。

海外拠点でABWを導入するためには、IT面の見直しも欠かせません。オフィス内においては、どこでもネットワークへ接続できるようにWi-Fi環境を整備したり、会議をしやすいようにTV会議ツールやマイク・スピーカーを設置したりする必要があります。加えて、オフィス外からでも仕事ができるように、VPN環境の構築も検討しましょう。オフィス外においては、セキュリティを確保しにくくなるため、仮想デスクトップのようなセキュリティ面に優れた技術の活用も有効です。コミュニケーション面では、本社や他の拠点とのオンラインでのやり取りを簡単にするチャットツールやミーティングツールの導入が考えられます。

近年では、先進的なソリューションとして以下のようなツールも登場しています。オフィス環境をより充実させるために、ぜひ活用してみてください。

• ロケーション管理ツール：
  オフィス内において従業員がどのように働いているかを可視化し、オフィスの稼働率向上やヘルスケアなどにつなげる。
  
• TV会議ツールとクラウドプロジェクト管理ツール：
  海外同士や海外と本社とのコラボレーションを強化するために、TV会議ツールやクラウドを利用したプロジェクト管理ツールを活用し、リアルタイムでの情報共有や効率的なプロジェクト進行を実現する。
• 働き方ダッシュボード：
  テレワーク率や残業時間、コラボレーションにかけられている時間などを可視化する。

海外拠点におけるABWの概要やメリット、導入方法についてご紹介しました。当社では、海外拠点向けに、IoT・AI技術と高速ネットワークを活用した効率的なABW環境を提供しています。スマートオフィスのテクノロジーを活用することで、海外に赴任しながらABWの柔軟な働き方を実現可能です。

海外オフィス開設にてABW環境を実現したい方は、以下のホワイトペーパーをダウンロードして詳細をご確認ください。海外オフィスでのABWの導入方法や、見落としがちなIT基盤の構築について解説しています。